Fazla doküman, eksik doküman kadar sorundur. Dokümantasyon yönetim sistemi; kuruluşun gerçekten ihtiyaç duyduğu prosedür, talimat ve formları belirler, bunların oluşturulmasını, onayını, revizyonunu ve dağıtımını kontrol altına alır.
Ne kazandırır?
- Sahada güncel olmayan doküman kullanımının önlenmesi.
- Kuruluş ölçeğine uygun, okunan ve yaşayan bir doküman seti.
- Dijital ortama geçişte (paylaşımlı klasör, DYS yazılımı) düzenli bir yapı.
Neler yapıyoruz?
- Mevcut dokümanların envanteri; gereksiz, tekrarlı ve eksik dokümanların tespiti.
- Doküman hiyerarşisi, kodlama ve şablon standardının belirlenmesi.
- Dokümante edilmiş bilginin kontrolü prosedürü; onay, revizyon, dağıtım ve arşiv kuralları.
- Kayıt saklama sürelerinin mevzuata göre tanımlanması; ekip eğitimi.
Kimler için?
Belge sonrası doküman yükü artan kuruluşlar, çok sahalı işletmeler ve dijital doküman sistemine geçmeyi planlayanlar.
Çıktı: Doküman listesi, kontrol prosedürü, şablon seti ve saklama süresi tablosu.
Bu çalışma tek başına ya da alt sistem kurulum ve iyileştirme hizmetlerimizin bir parçası olarak yürütülür.